2015年

9月

01日

マイナンバー制度の準備を怠ると…

弊社は運送会社ですが、来年1月からマイナンバー制度が始まるということを聞いています。正直、日々の業務に追われていて、勉強している時間がないのですが、会社にとってマイナンバー制度とはどのような制度で、これに違反するとどのような罰則を受けるのか教えて下さい。

■回答(清水伸賢弁護士──WILL法律事務所)

◆マイナンバー制度とは

 マイナンバー制度とは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)という法律に基づいて実施される制度です。同制度の目的は、番号法に基づいて個人に付せられる個人番号(マイナンバー)や法人に付けられる法人番号を、社会保障、税、災害対策などに広く活用し、行政の効率化、国民の利便性の向上、公平・公正な社会の実現をするとされています。


 同制度に基づいて、平成27年10月に各住民票の世帯ごとに12桁の数字である個人番号を記載した通知カードが送られることになり、平成28年1月から制度が始まります。個人番号は一人一人に強制的に付けられ、個人が好きな数字を選んだり、番号を付けられることを拒否したりすることはできません。通知カードの受け取りを拒否しても、個人番号自体は付けられることになります。また、番号法により、法人にも法人番号という13桁のナンバーが付けられることになります。


 マイナンバー制度の目的等は一定の正当性を有しますが、同制度に基づいて各個人に付けられた個人番号は、原則として一生変更せず、税や年金、その他種々の情報が関係付けられることになります。そのため同番号の情報の流出は、多くの個人情報の流出につながりうるものであり、個人情報保護の観点からの問題を考えなければなりません。


 このような流出の危険性や、不正使用の可能性、今後行政手続だけではなく口座情報等、市民生活全般に及ぼしていくことの是非、またそもそも国が国民に強制的に番号をつけて管理することを自体問題ではないかなどの議論があります。

◆マイナンバー制度と会社の業務

1・マイナンバーと会社の業務の関係

 マイナンバー制度による個人番号を扱うのは、行政機関だけではありません。番号法により、民間の事業者も、税や社会保険に関係する手続については主に「個人番号関係事務実施者」として、従業員や取引先の個人からマイナンバーの提供を受け、適切に管理しなければならないことが規定されています。


 例えば会社は、源泉徴収義務、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の社会保健関係事務などを行うため、従業員から個人番号の提供を受けます。


 また、非上場会社の株主に対する配当金の支払や、賃料地代等の支払、講演料等の支払に伴う支払調書の作成事務の場合に、必要な個人番号の提供を支払先に対して求めることになります。


 従業員や支払先から個人番号の提供を受けないこと自体に罰則等の定めはありませんが、例えば会社が税務署長に提出する申告書等の書類には、個人番号を記載することが義務づけられていますので、提供を受けなければ税務が行えず、事実上会社としては義務的に個人番号の提供を受けなければならないことになります。

2・個人番号の収集

 個人番号も個人情報保護法の適用を受けるため、会社が従業員等から個人番号の提供を受ける場合には、その利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません(個人情報保護法18条)。複数の目的を通知等することは可能ですが、通知等していない目的のために使用してはいけません。

 

 また、個人番号の提供を受けるときには、雇用関係にあることなどから明らかに本人に相違ない場合等を除き、会社は同番号の持ち主が本人であるか確認を行わなければなりません。その本人確認の方法(確認すべき書面の種類)も以下のように法律で定められています。

 

  1. 個人番号カード(申請により任意に発行されるカード)
  2. 世帯ごとに送付される通知カードと運転免許証など
  3. 個人番号の記載された住民票の写しなどと運転免許証などで行う


 年末調整など、従業員が扶養家族の個人番号の提供を受け、それを会社に提供することが必要な手続もあります。

3・個人番号の管理

 提供を受けた個人番号は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできないとされています。ある税務のために提供を受けた従業員や顧客の個人番号を、他の手続に利用してはなりませんし、個人番号を従業員管理の番号や顧客番号として使用することもしてはいけません。

 

 さらに利用目的が達成すれば個人番号を廃棄しなければなりません。

 

 また会社は、個人番号の漏洩(流出)、毀損、滅失などが起こらないようにし、個人番号の適切な管理のために必要な措置を採らなければなりません。同措置等については、番号法に基づき設置された特定個人情報保護委員会というところからガイドラインが出ています。

 

 また、会社が個人番号を含む情報を不適切に扱った場合、会社は特定個人情報保護委員会から調査を受け、また指導・助言・勧告・命令などを受けたりすることがあります。

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